Choix des règles et des délais / ajustements au calendrier et au plan

Constellio ne nous permet présentement pas de sélectionner la règle et le délais de conservation lors de la création d'un dossier ou d'un document. C'est parce que Constellio a pour habitude de fonctionner selon un système où 1 cote de classification = 1 règle = 1 délai. Ce système a pour avantage de rendre l'utilisation du logiciel beaucoup plus aisée pour quiconque n'ayant pas de grandes connaissance dans le domaine de la gestion documentaire. C'est toutefois une façon de travailler différente de celle que nous avons l'habitude d'utiliser.

Les pistes de solution ici se déclinent donc en deux options:
- Adapter Constellio afin de rendre possible le choix des règles et des délais, dans la mesure du possible
- Apporter des modifications à notre plan de classification et à notre calendrier afin d'en rendre l'utilisation plus facile avec Constellio.

Si nous souhaitons faire de Constellio plus qu'un simple logiciel de gestion documentaire, si nous souhaitons éventuellement pouvoir l'utiliser comme outil de partage et comme logiciel que d'autres employés de nos commissions scolaires respectives pourraient souhaiter utiliser dans le cadre de leurs activités quotidiennes, choisir quelles solutions nous souhaitons apporter à ce problème demande réflexion...

Des informations supplémentaires à ce sujet seront ajoutées ici au besoin.

Donc, traditionnellement si une direction (ou sa secrétaire) veut classer un document, elle doit premièrement trouver la cote du document. Elle fera ça en consultant le plan de classification, en utilisant des mots clés et en trouvant où doit se classer le type de document qu'elle a dans les mains.

Deuxièmement, elle doit choisir la règle du calendrier de conservation applicable parmi les quelques règles que l'équipe de gestion des documents aura associées à la cote. Normalement, cette direction va associer le type de document qu'elle a dans les mains à l'aide la description rattachée aux règles.

Troisièmement, cette direction d'école devra également choisir le bon délai rattaché à la règle en comparant le document qu'elle a entre les mains avec les descriptions des différents délais rattaché à la règle.

Donc, la direction devra décider quelle est la cote du plan et par la suite sélectionner la bonne règle du calendrier pour finir en sélectionnant le bon délai rattaché à cette règle. Ouf! Je ne sais pas, mais ça me semble être un processus complexe pour une direction d'école qui va faire ça entre deux réunions, les cris d'un élève en crise et une demande d’enseignante. Non?

Bonjour,

je suis Marie-Andrée Fortier, Spécialiste en gestion des documents chez Constellio. Je n'ai pas réponse à tout, mais je peux peut-être vous éclairer sur la procédure de classer un dossier dans Constellio. Le document, c'est assez simple en fait on le glisse dans un dossier et il hérite des mêmes paramètres que le dossier.

Si je reprends l'exemple de M. Roussel:
une direction veut classer un dossier. Elle doit relier celui-ci à une rubrique du plan de classification.
Si vous désirez simplifier le travaillent des employés dont la gestion documentaire n'est pas leurs priorités, il serait selon moi nécessaire de relier une règle à un délai. Par la suite, chaque cote de classification qui comporterait plus d'une règle devrait être unifiée par un code particulier et avoir comme titre le type de document. Ex:

j'ai le dossier scolaire dont la règle est 812 auxquels est relié 3 délais soit D01, D02 et D03. Donc lorsque la direction veut classer un dossier comportant des inscriptions par exemple ira dans Constellio, choisira de mettre le dossier sous la rubrique du plan de classification 810 - Planification et organisation scolaire, ce qui lui donnera le choix entre 3 règles D01- Formulaires d'admission, D02-dérogations ou D03- Photo. Avec des titre représentatifs, liés aux types de documents, le classement est plus simple habituellement.

Il faut aussi savoir que les gens qui classent leur document, vont connaitre les rubriques qui les concernent (soit environ 3 à 5 rubriques selon le corps de métier). La formation est donc également nécessaire en tant que gestionnaire de document auprès de nos usagers. Merci!